Formation pratique et suivi en Gestion Commerciale sous Excel.

Le contexte

Le projet intitulé « Formation pratique et suivi de la Gestion commerciale par Excel. » est la résultante d’une longue expérience dans la gestion et comptabilité des PME au Togo. L’analyse de l’environnement des opérateurs économiques togolais montre clairement la prédominance des structures commerciales au détriment du secteur industriel. Du cout, il ressort des besoins quasi communs à toutes ces PME à savoir :

• D’une comptabilité saine et bien compétente pouvant retracer tous les flux d’informations nécessaires au contrôle permanent, essentiellement de la caisse, des crédits et des stocks de l’entreprise.
• Un personnel avisé, bien outillé et bien discipliné au travail capable de comprendre le fonctionnement global de l’entité et savoir se positionner quant à ses taches et à ses objectifs.

C’est dans le souci d’apporter l’expérience acquise au cours de ces 10 dernières années que Sama Conseil se propose l’initiative du dit projet.

L’analyse du besoin

La phase d’analyse et d’entretien permettra de situer la structure par rapport à la lister des manques ou besoins suivants :

• Organisation et mise en place d’un système d’information comptable spécifique à l’entreprise,
• Formation des agents de saisies informatiques sous Excel de tous les documents commerciaux qui seront misent en place,
• Formation d’un ou des agents contrôleurs internes :
• du système d’information comptable,
•  des saisies des documents commerciaux et comptables,
• De la caisse,
• Des encours de crédits
• Du stock
• Inventaire, suivi et contrôle externe du contrôle interne.

Concrètement, l’entreprise aura besoin de l’assistance de Sama Conseil dans l’élaboration des solutions permettant de remédier aux manquements par une application Excel spécifiques aux besoins identifiés.

Les objectifs

L’objectif de ce projet est d’aider les clients à identifier leurs priorités afin de répondre à leurs attentes.

Nous pouvons résumer les objectifs comme suit :

• Objectifs opérationnels :
• Formation des agents à la facturation
• Formations des caissiers ou caissières
• Formation des magasiniers
• Formations des agents de saisie (Excel)
• Formation des contrôleurs internes
• Formation pratique sur l’organisation du système d’information comptable.
• Objectifs budgétaires :
• Formation sur la gestion des commandes
• Budget et gestion prévisionnelle.(contribution du personnel à la planification des dépenses)
• Autres objectifs (si applicable) :
• Notion sur le chiffre d’affaire, les marges, la valeur ajoutée, et les différents résultats.
• La prise de décision.

Dans cette perspective, nous accompagnons le client à envisager en fonction des objectifs sus mentionnés la piste qui lui semble la plus évidente pour répondre à cette problématique.

La solution proposée

Les résultats attendus

La solution devra permettre d’arriver aux résultats suivants :

• Familiariser le personnel au système d’information comptable mise en place au sein de l’entreprise.
• Installation et maitrise de l’application de gestion commerciale « EXCEL DE GESTION » par le personnel
• Réduire tous les écarts  d’inventaire de stock, de caisse et de suivi des créances clients à zéro au  bout de six mois ,ou à défaut situer toutes les responsabilités des différents écarts qui pourraient se présenter.
• Facilité dans la prise de décision.
• Détermination des résultats de l’exploitation

Descriptif de la solution proposée

Il s’agit concrètement, de la mise en place d’une organisation spécifique à la structure et d’un renforcement de capacité du personnel sur les atouts du logiciel Excel à travers un planning de formation.

Cette formation se déroulera en deux étapes :

1. Une formation théorie /pratique au seins du cabinet  Sama conseil pour au moins 20 heures de cours par individu. Elle se fera 2heures par jour comme suit :
2. Matin 8h00 à 10h 00
3. Soir 18 h00 à 20h00
4. Une application sur le terrain à travers des prises d’inventaires, des contrôles des saisies et classements des documents

Méthodes

Les méthodes de travail retenues sont :

Des formations classiques avec prise de note sur support papier suivi d’application directe et personnalisée sur ordinateur.

Des suivis et contrôle inopiné sur le terrain

Etapes et planning previsionnel

Entretien et présentation du projet

01-Janvier 2020
Durée: 1h

Convaincre les décideurs sur la nécessité du produit

– Contenus: Présentation de l’application « EXCEL DE GESTION »

– Méthodes: Projection vidéo

Formation

2020-2021
Durée : 2 Semaines

Organisation interne du système d’information comptable et la maitrise de l’outil informatique

– Méthodes: Cour classique ou l’apprenant sera muni d’un support papier et d’un stylo suivi d’une application sur ordinateur

– Livrables: Support de cours

Prise d’inventaire initial

2020 – 2021
~ 1 Semaine

Compter tout le stock, arrêter  les crédits fournisseurs, les crédits clients, la  trésorerie

– Contenus: Inventaire physique.

– Méthodes: Arrêter tous les mouvements pendant la période d’inventaire.

– Livrables: Rapport d’inventaire initial

Mise en place du SIC et installation de l’application

2020 – 2021
Durée:

Collecter toutes les informations

– Contenus: Créer tous les documents nécessaires à la collecte de l’information.

– Méthodes: Les factures à doubles souches, les  cahiers ou imprimes des entrées et sorties.

– Livrables: Fichier saisie en support électronique

Suivi et accompagnement de la collecte des saisies et des classements

2020 -2021
Durée: 2 Mois

Collecte journalière des informations

Contenus: Contrôle des saisies.

Méthodes: Passage hebdomadaires des contrôleurs des saisies.

Livrables: Fichier saisie en support électronique

Prise d’inventaire finale

2020 – 2021
Durée: ~ 1 Semaine

Compter tout le stock, arrêter  les crédits fournisseurs, les crédits clients, la  trésorerie

– Contenus: Inventaire physique.

– Méthodes: Arrêter tous les mouvements pendant la période d’inventaire.

– Livrables: Rapport d’inventaire final.